Schulfeste sowie Einschulungen und Abschlussfeierlichkeiten sind Höhepunkte für die Schulgemeinschaft und ihre Gäste. Für eine reibungslose Durchführung ist eine rechtzeitige Abstimmung zwischen allen Beteiligten erforderlich. Bei besonderen Aktivitäten, wie z. B. dem Aufbau von Verkaufsständen, muss der Schulträger seine Zustimmung geben. Je nach Situation müssen weitere Vorkehrungen getroffen werden, beispielsweise die Beauftragung von Sicherheits- und Schließdiensten oder die Meldung an Behörden und Ämter. Der Schulträger sollte rechtzeitig vor einem Fest das Konzept der Veranstaltung erhalten und auf dessen Basis gemeinsam mit der Schulleitung u. a. folgende Punkte abstimmen:
- Eine feste Ansprechpartnerin bzw. ein Ansprechpartner für die Veranstaltung vereinfacht die Organisation und Durchführung. Hilfreich ist die Benennung einer aufsichtsführenden Person.
- Für die Zeit des Schulfestes muss neben den eingebundenen Lehrkräften auch technisches Personal, in der Regel der Hausmeister, anwesend sein.
- Erste-Hilfe-Einrichtung, Ersthelfer und ggf. Sanitäter müssen vorhanden sein.
- Die Inhalte der Brandschutzordnung der Schule sind zu beachten und auf die Veranstaltung abzustimmen.
- Die Freihaltung der Anfahrtswege und Stellflächen für Rettungsdienst und Feuerwehr ist zu gewährleisten und sollte auch während der Veranstaltung regelmäßig kontrolliert werden.
- Die Aufenthaltsbereiche für Besucherinnen und Besucher sind festzulegen. Der Zutritt zu nicht öffentlichen Bereichen im Schulgebäude ist zu verwehren.
- Die Beleuchtung des Gebäudes und Außengeländes bis zum Schluss des Schulfestes ist sicherzustellen.
- Mögliche Gefährdungen sind zu ermitteln und notwendige Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen. Als Orientierung können die Checklisten zur Gefährdungsermittlung und zur Endkontrolle dienen.
- Hygienestandards müssen eingehalten werden, z. B. für Imbissstationen.
- Stellpläne für Stände, Aktionsflächen etc. sind zu erstellen. Die Zeiten für den Auf- und Abbau sind zu bestimmen.
- Helferinnen und Helfer bei der Veranstaltung, z. B. Elternmitarbeit, sollten schriftlich benannt werden.
- Helfende sowie Mitarbeitende sind für die Tätigkeiten zu unterweisen.
- Die Zeiten der Aufsicht zwischen Schule und Erziehungsberechtigten sind im Vorfeld zu besprechen.
- Bei größeren Veranstaltungen sind die vorhandenen Parkmöglichkeiten zu kommunizieren.
- Lärm- und Geruchsbelastung für die Nachbarschaft sind im Vorfeld zu klären.
- Beim Aufbau von Zelten, Hüpfburgen usw. sind die Sicherheitsanforderungen, insbesondere an die Standfestigkeit, einzuhalten.
- Beim Einsatz von elektrischen Geräten, z. B. Waffeleisen, Zuckerwattemaschinen etc., ist vor Verwendung eine Sicht- und Funktionsprüfung durchzuführen.
- Bei der Beauftragung von Drittunternehmen sind diese auf die für den Schulbereich geltenden Unfallverhütungsvorschriften und Sicherheitsbestimmungen hinzuweisen.